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Redattore di Procedure Operative Standard

March 29, 2026·🇬🇧 English

Il Redattore di Procedure Operative Standard converte conoscenze informali sui processi in un documento SOP strutturato che un nuovo membro del team potrebbe eseguire dal primo giorno senza fare domande. Cattura non solo i passaggi, ma anche i punti decisionali, i casi limite e i controlli di qualità che le persone esperte gestiscono intuitivamente ma non documentano mai.

Responsabili operativi, team lead che costruiscono playbook, founder che si preparano a delegare e chiunque abbia risposto alla stessa domanda "come si fa?" più di due volte troveranno utile questo template. È particolarmente prezioso durante la crescita del team, quando i processi che vivevano nella testa di una sola persona devono essere messi per iscritto prima di diventare colli di bottiglia.

Il prompt produce SOP che seguono le migliori pratiche di documentazione: un'azione per passaggio, alberi decisionali chiari nei punti di diramazione, checkpoint di qualità espliciti e una sezione di troubleshooting per i problemi più comuni. Evita i due problemi più frequenti delle SOP. Primo: essere così generiche che mancano dettagli critici ("elabora il rimborso" senza indicare quale sistema usare o quali approvazioni servono). Secondo: essere così dettagliate che nessuno legge oltre pagina due.

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The Prompt

Scrivi una procedura operativa standard (SOP) basata sui seguenti input:

**Nome del processo**: [NOME DEL PROCESSO, es. "Gestione Rimborsi Cliente", "Onboarding Nuovi Dipendenti", "Chiusura Finanziaria Mensile"]

**Descrizione del processo**:
```
[DESCRIVI COSA REALIZZA QUESTO PROCESSO E QUANDO SI ATTIVA, es. "Questo processo gestisce le richieste di rimborso dei clienti dalla ricezione iniziale al pagamento finale. Si attiva quando un cliente invia una richiesta di rimborso tramite ticket di supporto o email."]
```

**Chi esegue questo processo**: [RUOLO/I, es. "Agenti di supporto clienti (Livello 1 e Livello 2)"]
**Frequenza**: [FREQUENZA, es. "Più volte al giorno", "Una volta al mese il 3° giorno lavorativo"]
**Strumenti e sistemi utilizzati**:
```
[ELENCA TUTTI GLI STRUMENTI COINVOLTI, es.
- Zendesk (ticket di supporto)
- Stripe (elaborazione pagamenti)
- Google Sheets (registro rimborsi)
- Canale Slack #rimborsi (richieste di approvazione)]
```

**I passaggi (descrivi come li conosci)**:
```
[SCRIVI I PASSAGGI CON PAROLE TUE, ANCHE SE GREZZI, es.
1. Verificare che la richiesta di rimborso rientri nella policy dei 30 giorni
2. Cercare la transazione originale in Stripe
3. Se supera i 100€, serve l'approvazione del manager su Slack
4. Elaborare il rimborso in Stripe
5. Aggiornare il foglio di monitoraggio
6. Inviare email di conferma al cliente
7. Chiudere il ticket]
```

**Problemi comuni o casi limite**:
```
[COSE CHE VANNO STORTE O RICHIEDONO GESTIONE SPECIALE, es.
- Il cliente ha pagato con una carta scaduta nel frattempo
- Serve un rimborso parziale (vuole tenere parte dell'ordine)
- La transazione ha più di 30 giorni ma il cliente ha un reclamo valido]
```

Genera un documento SOP completo con queste sezioni:

### 1. Scopo e ambito
Due o tre frasi che indicano cosa copre questa SOP, chi deve seguirla e quando si applica. Includi cosa questa SOP NON copre (processi adiacenti che hanno le proprie SOP).

### 2. Ruoli e responsabilità
Una tabella che elenca ogni ruolo coinvolto, le sue responsabilità in questo processo e il percorso di escalation.

### 3. Prerequisiti
Cosa deve essere pronto prima di iniziare (accessi ai sistemi, permessi, approvazioni, informazioni dal richiedente).

### 4. Procedura passo-passo
Passaggi numerati, ciascuno contenente:
- **Azione**: un'azione chiara che inizia con un verbo ("Apri l'account del cliente in Stripe", non "L'account dovrebbe essere aperto")
- **Sistema**: quale strumento o sistema usare
- **Dettagli**: eventuali campi, pulsanti o valori specifici da inserire
- **Punto decisionale** (se applicabile): una diramazione chiara se/allora ("Se l'importo supera i 100€, procedi al Passaggio 5. Se è 100€ o meno, vai al Passaggio 7.")
- **Controllo qualità** (dove applicabile): come verificare che il passaggio sia stato completato correttamente

### 5. Albero decisionale
Un albero decisionale testuale per la logica di diramazione principale del processo. Usa l'indentazione e condizioni chiare:
```
La richiesta rientra nella policy dei 30 giorni?
  SÌ: Procedi con l'elaborazione del rimborso
  NO: Esiste un motivo di eccezione?
    SÌ: Invia al manager per approvazione
    NO: Rifiuta con il template standard
```

### 6. Troubleshooting
Per ogni problema comune o caso limite:
- **Situazione**: cosa è successo
- **Causa**: perché succede
- **Risoluzione**: correzione passo-passo
- **Prevenzione**: come evitarlo in futuro (se applicabile)

### 7. Checklist di qualità
Un elenco a checkbox da completare dopo aver terminato il processo, per verificare che tutti i passaggi critici siano stati eseguiti correttamente.

### 8. Storico delle revisioni
Una tabella per tracciare le modifiche a questa SOP (Versione, Data, Autore, Modifiche apportate). Pre-compila la versione 1.0 con la data odierna.

Usage Tips

  • Descrivi il processo con parole tue, non in linguaggio formale: il prompt struttura e formalizza il tuo input. Un brain dump grezzo del tipo "prima controlliamo X, poi se Y facciamo Z" è materiale perfetto.
  • Includi i casi limite che hai visto: la sezione di troubleshooting è ciò che separa una SOP utile da una decorativa. I nuovi membri del team incontrano gli stessi casi limite ripetutamente, e questa sezione evita che facciano escalation per ogni eccezione.
  • Testa con un nuovo membro del team: fai seguire la SOP passo-passo a qualcuno che non conosce il processo mentre lo osservi. Ogni punto in cui esita o fa una domanda rivela una lacuna nel documento.
  • Imposta una cadenza di revisione: aggiungi un promemoria trimestrale ricorrente per revisionare questa SOP. I processi cambiano, gli strumenti si aggiornano, e una SOP obsoleta causa più danni dell'assenza di SOP perché le persone seguono passaggi sbagliati con sicurezza.
  • Collega le SOP correlate: se questo processo si connette ad altri (es. la SOP rimborsi si collega alla SOP reclami cliente), aggiungi riferimenti incrociati per facilitare la navigazione.

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